Asset ManagementBaza wiedzy

Z Asset Management wiążą się dodatkowe obowiązki. Prawda czy fałsz?

Jedna z częściej pojawiających się obaw wdrożenia Asset Management dotyczy dodatkowych obowiązków, z którymi musieliby się zmierzyć pracownicy po jej wdrożeniu.

Bezwzględnie należy wyróżnić etap wdrożenia od etapu funkcjonowania. Ten pierwszy faktycznie wymaga wykonania dodatkowej pracy: konieczne jest opracowanie szczegółów wdrożenia, utworzenie dokumentacji, szkolenie pracowników. Na szczęście dużą część tych zadań może zrealizować zewnętrzna firma konsultingowa, oczywiście przy ścisłej współpracy jednostki wdrażającej system.

Etap wdrożenia zawiera w sobie elementy wewnętrznego audytu, który służy narzędziem do identyfikacji procesów w organizacji i znalezienia obszarów do doskonalenia

Etap wdrożenia zawiera w sobie pewne elementy wewnętrznego audytu, jako narzędzia do identyfikacji procesów działających w organizacji i znalezienia obszarów do doskonalenia. Jednym z wyników audytu jest informacja o poziomie obciążenia pracą poszczególnych działów, zespołów czy nawet pojedynczych pracowników. Może się w efekcie okazać, że istnieją spore dysproporcje między nimi, których wyrównanie będzie skutkować zwiększoną efektywnością. Może się również okazać, że zespół przy aktualnym poziomie zatrudnienia nie jest w stanie prawidłowo wykonywać swoich zadań, gdyż jest ich po prostu za dużo.
Nie oznacza to mimo wszystko konieczności zatrudnienia nowych pracowników, ponieważ istnieje szereg alternatyw. Jedną z nich, szczególnie wartą rozważenia w przypadku jednostek administracji, jest zlecanie możliwie wielu zadań na zewnątrz (outsourcing). Aby odnieść realne korzyści z outsourcingu, musi on być zastosowany na odpowiednią skalę i wiąże się ze zmianą podejścia do roli administracji w procesie zarządzania.

Omawianym wcześniej przykładem takiego postępowania są kontrakty bazujące na wskaźnikach (PBC – Performance Based Contracts). W podejściu PBC olbrzymia część rutynowych obowiązków do tej pory wykonywanych przez pracowników administracji, przechodzi na firmę realizującą kontrakt. Zadaniem administracji jest monitoring i kontrola efektów działań wykonawcy. Na etapie funkcjonowania systemu przeciętne obciążenie pracą pracownika nie powinno wzrosnąć. Jeżeli jest inaczej, może to być sygnałem, że system nie został poprawnie wdrożony i należy poszukać przyczyn takiego stanu rzeczy.

Z wdrożeniem Asset Management wiąże się jedna kluczowa zmiana dotycząca sposobu postrzegania swoich obowiązków i swojej roli przez pracowników

Z wdrożeniem Asset Management wiąże się jedna kluczowa zmiana dotycząca sposobu postrzegania swoich obowiązków i swojej roli przez pracowników. Każdy pracownik powinien być świadomy celów jakim służy jego praca i do nich dobierać optymalne rozwiązania. W ramach swoich kompetencji ma swobodę w podejmowaniu decyzji, za które naturalnie ponosi odpowiedzialność ale jednocześnie ma do dyspozycji odpowiednie środki organizacyjne i budżetowe, które pozwolą mu decydować ile, kiedy i na co warto wydać pieniądze, aby osiągnąć, poprawić czy utrzymać wydajność. Działając w duchu Asset Management kierownik działu odpowiedzialnego za ewidencję dróg przed zleceniem wykonania ewidencji dowie się od kolegów z innych działów jakie są ich wymagania dotyczące danych ewidencyjnych: w jakich procesach decyzyjnych są wykorzystywane, jaką muszą mieć dokładność, itd. Może się okazać, że wykonanie ewidencji uwzględniające dodatkowe wymagania będzie kosztowało więcej, ale z punktu widzenia całej organizacji takie podejście przyniesie wymierne korzyści.

Może się okazać, że wykonanie ewidencji uwzględniające dodatkowe wymagania (w duchu Asset Management) będzie kosztowało więcej, ale z punktu widzenia całej organizacji takie podejście przyniesie wymierne korzyści

Asset Management porusza jeszcze jedną niezwykle istotną kwestię: ilu menedżerów ma wystarczającą świadomość techniczną, biznesową, finansową i komunikacyjną? Dlaczego z reguły postrzega się pracowników szczebla technicznego jako tylko (najwyżej wykwalifikowane) ręce do pracy, nie dostrzega się natomiast ich pomysłowości i kreatywności? Doświadczenia specjalistów od zarządzania zasobami w tym obszarze są jednoznaczne: większość ulepszeń pochodzi od pracowników! To jest największy obszar potencjalnych szans, pod warunkiem jego prawidłowego wykorzystania, do czego niezbędne jest powszechne zrozumienie celów i priorytetów. Jednak mimo, iż często słychać stwierdzenie, że “ludzie są naszym największym atutem”, to w praktyce są oni traktowani jako koszt, lub źródło kłopotów.

Podsumowując, samo wdrożenie Asset Management co do zasady nie pociąga za sobą dodatkowych obowiązków ani potrzeby zatrudniania nowych pracowników – taka konieczność może być sformułowana jako rezultat audytu przeprowadzonego w trakcie wdrażania systemu. Może, a wręcz powinien zmienić się zakres odpowiedzialności pracowników na wszystkich szczeblach.