Baza wiedzy

Czy nie jest za wcześnie na wdrożenie Asset Management?

Wdrożenie Asset Management, podobnie jak wprowadzenie dowolnej dużej zmiany w funkcjonowaniu organizacji, jest postrzegane często w kategoriach nowego otwarcia, do którego wcześniej trzeba się odpowiednio przygotować.

Nie jest niczym niespotykanym postawa, według której najpierw należy zakończyć bieżące i zaległe sprawy i dopiero przystąpić do wdrażania Asset Management. Na przeszkodzie mogą stać również aktualne lub przyszłe wydarzenia: oczekiwanie na uchwalenie budżetu, wybory, przedłużająca się zima.

Dochodzi zatem do pewnego paradoksu: zasady postępowania, które mają służyć rozwiązaniu problemów będą wdrożone dopiero po rozwiązaniu problemów organizacji

Dochodzi zatem do pewnego paradoksu: zasady postępowania, które mają służyć rozwiązaniu problemów organizacji i usprawnić jej funkcjonowanie będą
wdrożone dopiero po rozwiązaniu problemów organizacji. Jest oczywiste, że nie zmieniając reguł postępowania nie uda się rozwiązać problemów, z którymi nie poradzono sobie do tej pory, dlatego warto zastanowić się nad źródłem tego paradoksu.

Z pomocą przychodzi tzw. macierz Eisenhowera. Podstawą jej konstrukcji jest podział rzeczy na ważne i pilne. Rzeczy pilne to te, których termin wykonania jest bardzo bliski. Ważność rzeczy determinują konsekwencje, które wiążą się z jej wykonaniem lub niewykonaniem.

Macierz Eisenhowera

Pierwsza część macierzy (ważne i pilne) dotyczy czynności, które muszą być wykonane przed innymi, gdyż zbliża się ich czas ukończenia. Jednocześnie zaniechanie lub odsunięcie w czasie będzie miało negatywne konsekwencje. Gdy czynności jest zbyt dużo, rozpoczyna się zarządzanie kryzysowe i ”gaszenie pożaru”. Druga część macierzy (ważne i nie pilne) zawiera zagadnienia o dużym znaczeniu z odległym horyzontem czasowym. Należy dążyć do tego, żeby jak najwięcej istotnych zadań umieszczać właśnie w tej części. Trzecia część macierzy (nieważne i pilne) to rzeczy o niewielkim znaczeniu, ale z krótkim terminem, zmuszającym do natychmiastowej reakcji.

Zdrowy rozsądek i logika nakazują skoncentrować się na rzeczach ważnych, ponieważ jednak sprawy pilne generują dużo większą reakcję emocjonalną, na nich skupia się aktywność. W rezultacie w pierwszej kolejności realizowane są zadania pilne bez względu na ich ważność, a na ważne i mało pilne nie starcza już czasu. Zaś zadania ważne i mało pilne w pewnym momencie stają się pilne, gdyż nie zostały wykonane w bezpiecznym odległym terminie.

Jednym z głównych celów wielu metodologii zarządzania, Asset Management w szczególności, jest zmiana organizacji pracy w sposób umożliwiający właściwe traktowanie rzeczy ważnych i pilnych

Jednym z głównych celów wielu metodologii zarządzania, Asset Management w szczególności, jest zmiana organizacji pracy w sposób umożliwiający właściwe traktowanie rzeczy ważnych i pilnych, tym samym uwalniając potencjał organizacji i jej pracowników. Nie ma zatem sensu podejmowanie próby porządkowania czegokolwiek przed wdrożeniem Asset Management, gdyż to właśnie Asset Management jest sposobem na porządek.

Jednocześnie należy przestrzec przed traktowaniem Asset Management jako natychmiastowego rozwiązania wszystkich problemów organizacji. Bezwzględnie zaleca się rozpoczęcie wdrożenia Asset Management w niewielkim zespole, na przykład w jednym dziale lub dla jednego procesu, a dopiero później rozszerzanie metodologii na całą organizację. Takie podejście przyspiesza osiągnięcie pierwszych sukcesów, dostarcza wzór do naśladowania, równocześnie zabezpiecza przed popełnieniem błędów na dużą skalę.

Autor:  mgr. inż Tomasz Wojsz

Absolwent Politechniki Warszawskiej,
doświadczony trener w zakresie Asset Management,
prezes Zarządu Heller Consult sp. z o.o.